Quando uma empresa vai implementar o ERP pela primeira vez, a prontidão é fundamental em dois aspectos. A empresa está no estágio certo de crescimento para se beneficiar do que um ERP pode oferecer para impulsionar o crescimento e a lucratividade? Caso isso se confirme, ela está efetivamente preparada para obter as vantagens de uma implementação de ERP?

As avaliações de prontidão do ERP medem a necessidade de uma empresa em relação ao ERP e sua capacidade de suportar o sistema em nível financeiro, cultural e tecnológico. A cultura é importante porque os sistemas ERP podem alterar substancialmente a forma como as empresas operam e inovam, além de exigir investimentos significativos. Alguns funcionários podem aprimorar suas habilidades, mas outros não. As avaliações de prontidão do ERP analisam todos esses fatores para ajudar as empresas a responder a três perguntas principais:

  • Quais problemas existem hoje e será que um sistema ERP consegue resolvê-los?
  • Um sistema ERP é a solução certa agora?
  • Se um sistema ERP faz sentido, estamos prontos para adotar as mudanças que ele traz?

O que é a Prontidão do sistema ERP?

As avaliações de prontidão do ERP medem as operações comerciais para determinar se uma empresa pode implementar um novo sistema ERP e desfrutar de todos os seus benefícios. Elas vão além das avaliações técnicas ou financeiras para verificar se o ERP é realmente necessário para enfrentar os desafios da empresa. Além disso, medem se as pessoas e os processos de uma empresa podem lidar com as diversas mudanças nos fluxos de trabalho, na comunicação e na estrutura organizacional que os sistemas ERP normalmente implicam.

Uma avaliação completa da prontidão do sistema ERP deve:

  1. Identificar processos para melhoria e as metas pós-implementação para os novos processos.
  2. Analisar os requisitos de hardware, software e infraestrutura de um novo sistema ERP, dependendo do fato de ele ser baseado na nuvem ou on-premises, e se será necessário personalizá-lo para adaptá-lo às políticas e aos fluxos de trabalho da organização.
  3. Determinar se as práticas existentes de gestão de dados, incluindo segurança e backup, podem oferecer suporte a um novo sistema ERP e, caso contrário, quais mudanças serão necessárias.
  4. Avaliar como as equipes responderão ao processo e às mudanças culturais que os sistemas de ERP geralmente trazem e desenvolva um plano de gestão de mudanças adequado.
  5. Descrever os recursos financeiros, analíticos, humanos e técnicos necessários para implementar, manter e expandir um sistema ERP.
  6. Estabelecer os riscos da implementação do ERP, como custos, perda de dados e tempo de inatividade, e compare-os com as alternativas ao ERP.
  7. Incluir uma avaliação financeira que calcule o retorno sobre o investimento (ROI) do ERP para a empresa - os benefícios de investir em um sistema ERP versus seus custos ao longo do tempo.

Principais Conclusões

  • Os sistemas ERP são ferramentas poderosas que podem transformar drasticamente a forma como as empresas pensam, agem e crescem, mas nem todas as empresas estão preparadas para implementá-los, gerenciá-los e oferecer o devido suporte.
  • As implementações de ERP geralmente resultam em mudanças significativas nos fluxos de trabalho, processos e tecnologias que exigem novos conjuntos de habilidades, recursos, estilos de gestão, estruturas organizacionais e culturas corporativas.
  • As avaliações de prontidão do ERP ajudam as empresas a avaliar se um sistema ERP é a solução certa para seus desafios e se elas estão preparadas para mudanças futuras.
  • As empresas devem procurar vários sinais de que os sistemas existentes são inadequados e que um sistema ERP pode ajudar, incluindo a incapacidade de escalonamento, problemas na comunicação, visibilidade limitada das operações e tecnologias legadas desatualizadas.

O que é a Prontidão para Sistema ERP?

Mesmo nas melhores circunstâncias, muitas organizações sofrem com os desafios da implementação de ERP, principalmente porque os sistemas ERP costumam provocar mudanças organizacionais significativas, e as mudanças raramente são fáceis. Além da mudança tecnológica, os sistemas de ERP podem alterar fundamentalmente a forma como as empresas pensam e operam. Mas os ERPs são uma escolha popular para empresas em crescimento porque, quando uma empresa atinge um determinado tamanho, essas mudanças nas estruturas e nos processos operacionais se tornam necessárias de qualquer forma.

Os sistemas ERP implementados corretamente impulsionam o crescimento. Em parte porque automatizam processos e fluxos de trabalho, e também porque facilitam as mudanças estruturais e culturais necessárias, promovendo melhorias de modo geral, desde a inovação até o lucro. No entanto, as empresas não perceberão nenhum desses benefícios quando não estiverem prontas para o ERP.

Com tanta coisa em jogo, é importante que as empresas entendam se um novo sistema ERP é a solução certa para seus problemas e, em caso afirmativo, se agora é o momento certo para implementá-lo. É por isso que é importante que qualquer empresa que considere um sistema ERP determine se está totalmente preparada para as implicações financeiras, organizacionais e culturais. As avaliações de prontidão do ERP respondem se as pessoas, os processos, a tecnologia e as finanças de uma empresa estão prontas para um investimento tão importante.

Essa avaliação deve ser a primeira etapa de implementação de ERP tangível, antes que os fornecedores de ERP sejam avaliados ou que recursos significativos sejam aplicados ao projeto. Em alguns casos, uma avaliação de prontidão do ERP também pode se tornar a última etapa do processo, caso as empresas determinem que ainda não estão prontas para dar esse salto. As avaliações de prontidão do sistema ERP ajudam as empresas a evitar as armadilhas potenciais e os custos consideráveis de uma implementação insatisfatória do ERP nos casos em que outra solução poderia ser mais eficaz no momento.

Por que a Prontidão do Sistema ERP é Importante?

Seja uma nova implementação ou a substituição de um sistema antigo, um sistema ERP envolve investimentos significativos em tempo e recursos. Embora os sistemas ERP possam impulsionar uma enorme inovação e crescimento, mesmo em implementações de ERP dignas de estudo de caso, esses benefícios não se materializarão se o sistema for mal executado.

Implementações bem-sucedidas de ERP geralmente têm várias coisas em comum: orçamento detalhado, uma estratégia clara de implementação, um processo completo de avaliação de fornecedores, comunicação eficaz e consistente e treinamento abrangente. As avaliações de prontidão do ERP reduzem o risco de fracasso, ajudando as empresas a determinar se a implementação do ERP é a solução certa no momento. Isso é feito ao responder a várias perguntas importantes, incluindo:

  • Quais são os desafios de negócios que esperamos que um sistema ERP resolva?
  • Como um sistema ERP mudará os processos e as tecnologias de negócios existentes? Os nossos funcionários atuais adotarão essa mudança?
  • Quais sistemas se tornarão obsoletos após uma implementação de ERP?
  • Nossa infraestrutura de tecnologia está pronta para oferecer suporte a um sistema ERP? Caso contrário, quais alterações serão necessárias antes da implementação?
  • Quais novos recursos humanos serão necessários para oferecer suporte a um novo sistema ERP?
  • Qual é o custo total de propriedade (TCO) de um sistema ERP ao longo de cinco anos? Qual é o ROI previsto durante esse período?
  • Quantas fases de implementação de ERP serão necessárias, quanto tempo cada uma levará e como isso impactará a organização durante esse período?
  • Quais fatores podem atrasar ou comprometer o sucesso da implementação?

Para empresas que estão considerando substituir um sistema ERP herdado, as perguntas também incluem:

  • Quais são os desafios do sistema ERP atual?
  • O sistema atual pode ser atualizado para enfrentar os desafios? Em caso afirmativo, qual será o custo total em tempo e recursos para melhorar o sistema atual?
  • Como o crescimento e a expansão dos negócios podem afetar a plataforma ERP existente?

No final, as respostas a todas as perguntas acima devem ser reunidas para resolver a grande questão: precisamos de um sistema ERP nesse momento ou existe uma alternativa mais eficiente e econômica?

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Avaliação de Prontidão do Sistema ERP

Na década de 1970, a empresa de consultoria McKinsey & Company desenvolveu uma estrutura para eficácia organizacional que identificou sete componentes principais que oferecem a maior oportunidade de sucesso quando operam em equilíbrio. Chamados de 7-S, os princípios fornecem uma estrutura para ajudar a coordenar praticamente todas as iniciativas empresariais corporativas. Quando aplicado a um projeto de ERP, o 7-S serve como uma avaliação de prontidão eficaz. Ao aplicá-lo, uma organização pode identificar possíveis lacunas no alinhamento estratégico para uma implementação de ERP e resolver os problemas antes que eles possam inviabilizar a implementação.

A estrutura do 7-S é dividida em componentes técnicos e comportamentais. Os três componentes técnicos (estratégia, estrutura e sistemas) representam elementos tangíveis frequentemente documentados na maioria das empresas. Os quatro componentes comportamentais, por outro lado (estilo, equipe, habilidades e valores compartilhados), geralmente são menos claros. Em termos visuais, considere o componente de valores compartilhados como o centro para os outros seis pontos, representando a importância dos valores compartilhados como a base da cultura da empresa que deve impulsionar os outros elementos. O uso do 7-S para uma avaliação de prontidão de ERP visa identificar lacunas onde as estratégias para um componente não se alinham com as dos outros. Vejamos como cada componente se aplica ao objetivo da eficácia do ERP:

Estratégia

As implementações de ERP geralmente não têm sucesso sem metas claramente definidas e mensuráveis, diretamente vinculadas à estratégia de negócios. Portanto, uma avaliação de prontidão do ERP deve primeiro estabelecer uma estrutura para o escopo do ERP, refletindo a estratégia geral do negócio. O alinhamento perfeito ajuda a garantir a adesão das partes interessadas, que entendem melhor o motivo da implementação. Também minimiza a resistência do usuário à implementação, o que poderia levar a atrasos e baixas taxas de adoção. Por exemplo, uma estratégia da empresa pode enfatizar o atendimento ao cliente, enquanto o objetivo do sistema ERP é automatizar processos. No entanto, se a implementação do ERP resultar em muitos processos automatizados, isso poderá criar problemas de atendimento ao cliente. Entender essa possibilidade pode ajudar a resolver as preocupações antes que elas atrapalhem a implementação.

Estrutura

Os sistemas ERP ajudam as empresas a aprimorar a disciplina operacional, mas é necessário que já exista um certo grau de estrutura organizacional para colher esses benefícios. Uma avaliação da prontidão do ERP garante que as estruturas organizacionais existentes estejam alinhadas com as mudanças nos fluxos de trabalho, na colaboração e na tomada de decisões que os sistemas ERP geralmente trazem. Uma avaliação de prontidão deve avaliar os seguintes aspectos da estrutura organizacional:

  • Centralização: a centralização de dados é uma marca registrada dos sistemas ERP; ela beneficia as organizações ao fornecer melhores informações para a tomada de decisões. Mas isso não favorece necessariamente as empresas com estruturas de tomada de decisão centralizadas. Os sistemas ERP podem ser configurados para dar suporte à tomada de decisões centralizada ou descentralizada e devem ser conscientemente projetados para ambos.
  • Especialização: empresas com níveis mais altos de recursos especializados, como analistas de negócios ou pessoal de TI, geralmente estão mais preparadas para dar suporte ao crescimento do sistema ERP.
  • Formalização: os sistemas ERP ajudam as empresas a incorporar processos padronizados em fluxos de trabalho automatizados. Como resultado, as empresas que já documentaram processos de trabalho padronizados tendem a ter maior sucesso com implementações de sistema ERP.
  • Tamanho: até certo ponto, as organizações maiores acham as implementações de ERP mais fáceis devido à disponibilidade de um conjunto mais amplo de recursos internos diversificados, especialmente em TI. No entanto, as organizações menores podem usar recursos de terceiros para ajudar na implementação.
  • Hierarquia: diferentes níveis de recursos devem ter diferentes níveis de acesso aos dados em um sistema ERP. Afinal, os gerentes juniores não precisam do mesmo nível de acesso que os chefes de departamento. Empresas com hierarquias definidas podem achar mais fácil se beneficiar dos controles de acesso em sistemas ERP.
  • Espaço de controle: ao contrário das hierarquias, que regulam o acesso, a amplitude de controle regula quem pode modificar os sistemas. Empresas com regras definidas para amplitude de controle podem ter um melhor desempenho na gestão dos problemas de segurança do ERP.

Sistemas

A existência ou não de tecnologia para oferecer suporte a uma implementação é uma questão fundamental para as avaliações de prontidão do ERP, embora as implementações de ERP baseadas na nuvem facilitem o suporte tecnológico em comparação com as soluções on-premises. As soluções on-premises exigem investimentos significativos em hardware, software e infraestrutura, enquanto os provedores de nuvem hospedam e gerenciam hardware e software como parte do preço da assinatura. No entanto, as avaliações de prontidão do ERP devem ir além das avaliações de tecnologia. Por exemplo, a empresa está preparada para a migração de dados, um dos componentes mais importantes da implementação do ERP? A migração de dados envolve a identificação, a limpeza e o mapeamento de grandes quantidades de dados financeiros, de funcionários, de clientes e de inventário, entre outras coisas. Para que uma implementação de ERP seja bem-sucedida, as empresas precisam avaliar a qualidade dos dados para garantir que o novo sistema não tenha dificuldades para processar dados formatados incorretamente, o que pode levar a interrupções operacionais. Dados incompletos, incorretos, inconsistentes ou duplicados podem criar problemas sérios com relatórios, rastreamento de inventário e atendimento ao cliente.

Estilo

Paradoxalmente, um dos resultados mais interessantes da implementação de um sistema ERP centralizado é que ele geralmente leva a um pensamento descentralizado bastante aprimorado, porque as unidades de negócios obtêm acesso a ferramentas que geram melhores insights e colaboração nos negócios. Essa mudança descentralizada, no entanto, cria mudanças nos processos e na cultura corporativa para os quais as empresas podem não estar totalmente preparadas. Em particular, os gerentes podem querer considerar como as mudanças podem afetar os estilos de liderança. Por exemplo, os líderes acostumados a serem consultados podem achar que suas equipes estão mais ansiosas para usar novos insights e tomar decisões. Como resultado, os gerentes precisarão receber feedback ao longo do processo de tomada de decisão. Uma avaliação de prontidão do ERP deve determinar se a liderança da empresa está preparada para desenvolver um novo estilo mais colaborativo após a implementação.

Equipe

As avaliações da equipe, sem dúvida o elemento mais importante de uma avaliação de prontidão, verificam se as equipes estão culturalmente preparadas para adotar uma implementação de ERP e sua capacidade de aprender novas formas de trabalhar. Uma avaliação de prontidão deve analisar três áreas específicas de preparação da equipe:

  • Flexibilidade: os sistemas de ERP exigem novos conjuntos de habilidades e muitas vezes levam a mudanças na estrutura organizacional e nas responsabilidades do trabalho que podem ser prejudiciais para a equipe que luta com a mudança. Isso não significa que os trabalhadores não possam se adaptar; mas uma avaliação de prontidão deve examinar cuidadosamente a flexibilidade da equipe. As pesquisas são uma maneira de fazer isso, bem como verificar as avaliações de desempenho para avaliar os pontos fortes e fracos daqueles que serão afetados pelo plano de implementação.
  • Educação e treinamento: uma maneira importante de ajudar a equipe a se preparar para as mudanças culturais de uma implementação de ERP é criar um programa de treinamento completo para educá-los sobre como usar o novo sistema e como adotar a mudança que ele traz. As implementações de ERP exigem treinamento antes, durante e após a implementação para garantir altas taxas de adoção.
  • Gestão de projetos: o sucesso da implementação de ERP depende da seleção de um líder de projeto e equipe eficazes. Na maioria dos casos, os funcionários internos devem liderar o projeto, dada a sua familiaridade com as nuances das operações e processos da empresa. Uma avaliação da prontidão do sistema ERP deve se concentrar na formação de uma equipe multifuncional que possua altas habilidades de colaboração e familiaridade com grandes projetos de TI. O líder do projeto deve ter total apoio executivo para tomar decisões importantes sobre o andamento do projeto.

Habilidades

Além da disposição para adotar a mudança, as empresas que implementam um ERP também precisam de equipes com o equilíbrio certo de conjuntos de habilidades para aproveitar ao máximo o sistema. Além das habilidades de gestão descritas nas passagens "Estilo" e "Equipe", as empresas devem avaliar a capacidade de seus talentos em duas áreas principais:

  • Habilidades de TI: as implementações de ERP em nuvem possibilitam o lançamento e o suporte de sistemas ERP sem a necessidade de equipes de suporte de TI, pois os provedores de nuvem gerenciam o hardware e o software para os clientes. Mas os recursos internos de TI ainda são cruciais. Para determinar a prontidão do ERP, as empresas devem avaliar suas habilidades de TI em computação em nuvem, gestão de banco de dados, segurança de rede, integração de sistemas e análise de dados.
  • Habilidades do usuário: os sistemas ERP, particularmente na nuvem, continuam oferecendo experiências de usuário mais simples e intuitivas, mas as empresas ainda precisam ter certeza de que seus usuários finais estarão confortáveis usando um ERP. Uma avaliação da prontidão do ERP deve averiguar o nível de familiaridade dos usuários de ERP com a tecnologia de nuvem. Eles também devem estar familiarizados com os processos da empresa, se sentirem à vontade em um ambiente colaborativo e terem habilidades sólidas de gestão de dados. Onde forem identificadas lacunas, as empresas devem incorporar programas de treinamento robustos à implementação do ERP — antes, durante e após o lançamento.

Valores compartilhados

Em algumas organizações, o papel dos valores compartilhados no sucesso do negócio pode parecer vago e intangível. Mas, em relação à implementação do ERP, os valores compartilhados podem ser fundamentais para o sucesso. No contexto do ERP, "valores compartilhados" refere-se ao grau em que as partes interessadas concordam sobre a importância da implementação para os objetivos gerais da empresa. Qualquer conflito percebido entre o impacto da implementação do ERP e as metas gerais da empresa pode fomentar confusão para a equipe do projeto ou para os usuários do ERP, o que pode levar à resistência ao projeto. Por exemplo, se uma empresa tiver como meta processos comerciais flexíveis, mas a implementação do ERP resultar em fluxos de trabalho automatizados e padronizados inflexíveis, a desconexão poderá afetar as taxas de adoção.

Uma avaliação de prontidão do ERP pode ajudar a garantir que as metas permaneçam alinhadas durante a implementação de ERP. Estabelecer um plano de gestão de mudanças nesse momento também pode ajudar. A gestão de mudanças se concentra em preparar os funcionários para os ajustes nas tecnologias, processos e cultura que os sistemas ERP geralmente exigem. As equipes de gestão de mudanças criam uma estratégia de comunicação central para o projeto, fornecendo mensagens completas e consistentes em toda a empresa sobre metas, prazos, atrasos e mudanças na estratégia.

A escolha de entusiastas do projeto é outra maneira importante de alinhar os valores compartilhados com uma implementação de ERP. Um entusiasta deve ser um executivo de alto nível, com habilidades para gerenciar equipes e projetos em grande escala. A seleção para as principais áreas da implementação, como TI, finanças, recursos humanos e vendas, também pode fazer uma diferença positiva na adoção do sistema.

8 Sinais de que Sua Empresa Precisa de um Sistema ERP

Uma avaliação de prontidão do ERP responde à pergunta: "temos o que é necessário para implementar um sistema ERP?" Mas, na verdade, há uma pergunta importante a ser respondida antes mesmo do início de uma avaliação de prontidão: “nós realmente precisamos de um ERP?” Embora cada empresa seja diferente, há vários temas comuns que indicam quando uma empresa está no estágio em que um sistema ERP ajudará a superar obstáculos e a desbloquear oportunidades de crescimento.

  1. Incapacidade de fechar mais negócios

    Quando as empresas apresentam um crescimento maior do que o de seus sistemas herdados de finanças, gestão da cadeia de suprimentos e gestão do relacionamento com o cliente, o resultado geralmente é a incapacidade de aumentar o volume de transações de vendas. Por exemplo, se as equipes de vendas não conseguirem obter visibilidade precisa dos níveis de inventário, elas não poderão se comprometer com contratos por medo de que a empresaz não possa entregar. Os sistemas de ERP incluem componentes de vendas, manufatura e logística que fornecem métricas de vendas em tempo real e KPIs de operações em toda a organização.

  2. Controles inconsistentes

    É impossível monitorar todas as atividades de todas as empresas, mas quando as organizações perdem de vista os processos de tomada de decisão ou quem acessou quais dados e quando, isso provavelmente significa que os sistemas operacionais existentes estão com problemas. Isso torna difícil determinar a responsabilidade em toda a organização e coloca uma pressão enorme sobre os gerentes, que muitas vezes precisam gastar mais tempo tentando encontrar o motivo da falha, em vez de investir em projetos mais estratégicos. Os sistemas ERP automatizam processos para manter uma maior disciplina operacional. Eles também usam trilhas de auditoria, por exemplo, para garantir que as empresas tenham conhecimento imediato sobre quem acessa ou faz alterações no sistema. Os sistemas ERP também permitem que as empresas criem controles de acesso que atribuam diferentes níveis de acesso ou modificação a diferentes funções organizacionais, o que minimiza erros.

  3. Relatórios em tempo real insatisfatórios

    Uma das grandes desvantagens dos sistemas operacionais herdados para determinadas funções, como finanças, recursos humanos, gestão da cadeia de suprimentos ou gestão do relacionamento com o cliente, é a incapacidade de analisar minuciosamente os dados para a tomada de decisões. Quando os sistemas estão desconectados e contêm dados incompletos, inconsistentes ou redundantes, tirar conclusões definitivas sobre o estado dos negócios torna-se extremamente desafiador. Por exemplo, dados imprecisos ou incompletos podem levar a informações erradas sobre os níveis de inventário, o que pode atrasar o atendimento do pedido. A incapacidade de entender com precisão a movimentação do inventário dificulta entender quais produtos apresentam uma tendência positiva ou negativa. Relatórios financeiros insatisfatórios podem levar a oportunidades perdidas para reduzir custos. Os sistemas ERP fornecem visibilidade em tempo real de um data warehouse centralizado para relatórios precisos e práticos. O resultado é uma percepção muito maior para a tomada de decisões e relatórios mais precisos e oportunos.

  4. Expansão global

    A expansão global não requer necessariamente sistemas ERP, mas eles podem ajudar. Por exemplo, os sistemas ERP podem ser configurados para automatizar a conformidade com diferentes leis e regulamentos relativos à importação e exportação em cada país, evitando atrasos de remessa caros. O mesmo vale para as leis de privacidade de dados, que também variam de acordo com o país. Os sistemas ERP podem manter as empresas em conformidade com os regulamentos internacionais, como o Regulamento Geral de Privacidade de Dados (GDPR) na Europa, que pode acarretar penalidades de alto custo em caso de não conformidade. Com uma visão além da conformidade, a Ambassador Foods, importadora norte-americana de alimentos, personalizou seu sistema ERP para simplificar estratégias de preços complexas que envolvem seus clientes, distribuidores e fabricantes.

  5. Dimensionamento de operações comerciais

    Sistemas desatualizados com capacidade limitada geralmente impedem a capacidade de uma organização de dimensionar operações. Os sistemas on-premises herdados exigem investimentos significativos em hardware e infraestrutura para atender à crescente demanda por mais usuários e poder de processamento. Os sistemas mais antigos geralmente têm capacidade limitada para lidar com transações financeiras complexas, incluindo pagamentos em diferentes moedas. Além disso, também tendem a ser mais inflexíveis do que os sistemas baseados em nuvem mais recentes, o que exige frequentemente que as empresas adaptem os processos às suas limitações. Os sistemas herdados também podem ser difíceis de integrar com tecnologias mais recentes, criando silos de dados que resultam em relatórios imprecisos ou incompletos ou problemas de conformidade. Os sistemas de ERP, particularmente as ofertas baseadas em nuvem, permitem que as empresas dimensionem a capacidade e os recursos sob demanda para atender às necessidades comerciais em constante mudança. Os provedores de ERP baseados em nuvem também atualizam seus sistemas automaticamente para permitir que os clientes adotem os recursos mais recentes.

  6. Sistemas existentes perdem o suporte

    Com o tempo, todo software chega ao fim de sua vida útil (EOL), quando os fornecedores não oferecem mais suporte técnico, patches ou atualizações. Os clientes podem continuar usando o software, mas por sua conta e risco. Quando os sistemas empresariais de gestão de relacionamento com o cliente, finanças ou manufatura deixam de ter suporte, vários riscos aumentam, especialmente com implementações de software on-premises. Com suporte mais limitado, o desempenho do sistema provavelmente diminuirá, enquanto os custos de manutenção aumentam. Os riscos de segurança e conformidade também são expostos quando os clientes perdem o acesso à experiência dos provedores. As empresas também podem esperar dificuldades para integrar sistemas no fim da vida útil às tecnologias mais recentes. Os sistemas ERP baseados em nuvem tornam a transição após o fim da vida útil mais simples e rápida porque exigem muito pouco ou nenhum hardware e infraestrutura para serem implementados.

  7. Tipos de fabricação agregada

    À medida que as empresas oferecem produtos mais complexos, os sistemas existentes podem ter dificuldades para manter o pipeline de fabricação. A maioria das empresas usa três grandes categorias de processos de manufatura para desenvolver produtos:

    • Produção para estoque, onde o fabricante decide os componentes de seus produtos e os produz antes dos pedidos, com base nas previsões de demanda.
    • Produção sob encomenda, onde todos os pedidos são personalizados, geralmente devido à complexidade do produto, como um avião. A manufatura começa quando um pedido é recebido. Como resultado, as programações de produtos geralmente variam, com base em pedidos individuais, dificultando a gestão de níveis de inventário, programações de produção e lead times.
    • Produção para montagem, onde os fabricantes constroem peças antes dos pedidos, mas elas são montadas de acordo com pedidos específicos.

    Os sistemas ERP gerenciam a complexidade fornecendo uma plataforma centralizada que rastreia e gerencia o processo de fabricação, desde as matérias-primas até os produtos acabados. Os sistemas ERP também fornecem ferramentas mais completas e integradas de gestão de estoque, controle de qualidade e gestão de custos.

  8. Fusões e aquisições

    Embora não seja absolutamente necessário que as empresas que buscam a aquisição tenham um sistema ERP, sem ele o processo de due diligence para a empresa adquirente geralmente apresenta mais riscos. Qual é o nível de confiabilidade dos relatórios financeiros e de inventário da empresa adquirida, por exemplo, se ela depende de sistemas herdados diferentes com dados potencialmente imprecisos ou incompletos? Um sistema ERP pode adicionar um grau de confiança ao processo, dando à empresa adquirente maior confiança em sua decisão. Além disso, do ponto de vista operacional, a unificação em um único sistema ERP pós-aquisição é a melhor maneira de simplificar as operações e impulsionar a inovação consolidando dados e automatizando fluxos de trabalho, políticas e processos.

Problemas que Precisam Ser Resolvidos Para a Prontidão do ERP

Quando as empresas percebem que precisam de um sistema ERP, ainda há muito o que fazer antes de estarem prontas para implementá-lo. Por exemplo, os sistemas ERP não resolvem os problemas de gestão de inventário como mágica. A causa subjacente dos problemas de gestão de estoque deve ser identificada primeiro, para que o ERP possa ser configurado para solucioná-la. Essa é apenas uma das várias questões que as empresas devem enfrentar como parte de suas avaliações de prontidão. Veja a seguir quatro delas:

Problemas de inventário

A gestão de inventário é um componente essencial de muitas implementações de ERP. No entanto, para aproveitar a tecnologia, as empresas precisam primeiro resolver problemas relacionados a dados de baixa qualidade e otimização de processos, que podem ter um efeito cascata em toda a organização, com ou sem um sistema ERP. Contagens de estoque imprecisas podem levar ao excesso ou à falta de estoque, dificultando a criação de processos de previsão precisos necessários para uma implementação bem-sucedida de ERP. Como parte de uma avaliação de prontidão do ERP, as empresas devem auditar controles de estoque, níveis e processos para identificar problemas. Com dados e processos precisos, os sistemas ERP fornecem maior visibilidade do estoque para minimizar erros e economizar dinheiro.

Detalhamentos de comunicação

Os sistemas ERP são conhecidos por ajudar as empresas a eliminar silos, fornecendo insights da empresa em tempo real que estimulam maior colaboração e melhor tomada de decisões entre os departamentos. Infelizmente, eles não conseguem superar os problemas fundamentais da comunicação organizacional, como a falta de objetivos de negócios claros ou funções e responsabilidades mal definidas. É de extrema importância resolver problemas de comunicação antes da implementação, pois eles podem rapidamente inviabilizar um projeto de ERP. Quando as equipes não entendem os motivos da implementação e os benefícios, isso trará, a probabilidade de elas resistirem à mudança aumenta. Uma avaliação de prontidão do ERP deve incluir uma auditoria de processos e ferramentas de comunicação para garantir que as empresas possam transmitir a importância da implementação do ERP a todas as partes interessadas, o que levará a maiores taxas de adoção. Um bom plano de gestão de mudanças pode ajudar, usando vários canais, como email, reuniões ao vivo e boletins informativos, a compartilhar metas de implementação, atualizações, cronogramas e marcos com todas as principais partes interessadas.

Ciclos de vendas longos

Os sistemas ERP podem ser inestimáveis quando as empresas enfrentam longos ciclos de vendas devido a processos inconsistentes e acesso limitado a dados precisos. Os processos automatizados podem ajudar o fluxo de vendas a se tornar mais rápido e eficiente. Fornecer às equipes de vendas acesso em tempo real a dados precisos de estoque, produção e cliente permite que elas respondam rapidamente às perguntas dos clientes e fechem negócios. No entanto, às vezes os longos ciclos de vendas são causados pela má qualificação de leads, pela falta de processos de vendas ou por uma equipe de vendas ineficaz. Tudo isso precisa ser resolvido antes da implementação de um sistema ERP. Antes da implementação, as empresas devem identificar as ineficiências analisando os processos de vendas atuais, como, por exemplo, onde os clientes costumam desistir do processo de vendas ou onde as equipes de vendas gastam mais tempo. Elas podem agilizar processos, melhorar a comunicação ou alinhar estratégias de vendas antes de lançar um sistema ERP.

Erros de entrada manual

O fato é que os humanos cometem mais erros do que os computadores. Consequentemente, quanto mais pessoas estiverem envolvidas na entrada de dados, o que geralmente acontece quando as empresas usam vários sistemas desconectados para gerenciar seus negócios, maior será o risco de erros de alto custo. Além das consequências de tomar decisões com base em dados imprecisos, os erros nos níveis de inventário, faturamento e cobrança, programação da produção, relatórios financeiros e processamento da folha de pagamento podem prejudicar significativamente a receita e a reputação. A automação é um fator importante dos sistemas ERP, permitindo que as empresas reduzam a intervenção manual.

Lista de Verificação Gratuita da Avaliação da Prontidão do Sistema ERP

A implementação de um sistema ERP envolve um compromisso significativo de tempo e recursos. Mas como você pode ter certeza de que sua empresa precisa disso agora? Ou sua empresa tem as habilidades e a mentalidade para que a implementação seja bem-sucedida? Use nossa lista de verificação de 20 perguntas para avaliar se um sistema ERP faz mais sentido para sua empresa hoje.

O NetSuite Tem um Tempo de Retorno Mais Rápido com Implementações em Etapas

Quando você estiver pronto para implementar um novo sistema ERP, o NetSuite ERP pode ajudar sua organização a superar muitos dos possíveis obstáculos. O NetSuite ERP foi projetado e desenvolvido na nuvem com um repositório de dados central unificado para módulos que suportam várias unidades de negócios, de modo que ele fornece uma maneira para que as equipes de toda a empresa usem um único sistema para colaborar perfeitamente com os dados mais precisos e atualizados. A solução de ERP da NetSuite inclui módulos integrados para finanças, gestão de inventário e pedidos, automação de serviços profissionais, comércio omnichannel e análises avançadas. Como seus módulos são perfeitamente integrados, o NetSuite oferece uma janela em tempo real para as operações, proporcionando a toda a organização uma visão sem precedentes da redução de custos, do aumento da produtividade e da automação de processos para aumentar a eficiência. A NetSuite também acelera os tempos de implementação com o NetSuite SuiteSuccess, um modelo de engajamento do cliente que incorpora as principais práticas de processos de negócios para reduzir o tempo e o custo de implementação e acelerar o tempo de valorização.

A maioria das empresas em crescimento precisará de um sistema ERP para atingir suas metas em algum momento, mas isso não significa que elas precisem fazer isso imediatamente. Como sempre, o timing é tudo. As avaliações de prontidão do ERP ajudam as empresas a entender se é o momento certo para um sistema ERP. Embora não garantam uma implementação bem-sucedida, as avaliações de prontidão do ERP ajudam as empresas a se sentirem melhor em relação à decisão de adotar o sistema.

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Perguntas Frequentes sobre Prontidão do ERP

Por que o processo de preparação é tão importante para a implementação de um ERP?

Há uma diferença entre querer e estar pronto para um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP). Embora possam transformar radicalmente a forma como as empresas operam e inovam, os sistemas ERP representam um investimento significativo em tempo e recursos. Algumas empresas podem não estar preparadas para implementar com sucesso um sistema ERP porque não têm os recursos técnicos ou financeiros adequados. Outras podem estar despreparadas para a mudança de fluxos de trabalho, processos e cultura que os sistemas ERP podem gerar. As avaliações de prontidão do ERP ajudam as empresas a entender melhor se precisam de um sistema ERP ou de outra solução.

Qual é a função do gerente de projeto para implementação do ERP?

O gerente de projeto, sem dúvida, tem o papel mais importante em uma implementação de ERP. Ele é responsável pelo planejamento geral, pela alocação de recursos, redução de riscos e comunicação com a liderança e os usuários do sistema. Além das habilidades de gestão de projetos, é necessário ter habilidades superiores de liderança, comunicação, técnicas e de solução de problemas.

Por que a gestão de mudanças é importante em projetos de ERP?

As implementações de ERP geralmente mudam a forma como as empresas operam, promovendo fluxos de trabalho mais eficientes e maior colaboração, comunicação e agilidade nos negócios. Embora essas mudanças possam ter um impacto positivo na organização, elas também podem ser um choque para alguns funcionários. Os processos de gestão de mudanças concentram-se no aspecto pessoal da implementação do ERP, criando planos de comunicação sólidos em toda a organização com relação a metas, cronogramas, programações, atualizações do projeto e impactos esperados. A gestão de mudanças ajuda os funcionários a se sentirem mais confortáveis com as mudanças trazidas pela implementação do ERP, resultando em menos resistência e maior adoção.

O que exatamente o ERP faz?

Os sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) integram várias funções de negócios, incluindo finanças, recursos humanos, gestão da cadeia de suprimentos, fabricação e logística e gestão do relacionamento com o cliente em um sistema integrado que consolida os dados em um repositório central unificado. Como resultado, os sistemas ERP oferecem visibilidade em tempo real das funções essenciais da empresa para melhorar a tomada de decisões e promover maior comunicação e colaboração entre as equipes. Os sistemas ERP também incluem ferramentas automatizadas de fluxo de trabalho para aumentar a eficiência e reduzir erros.

Quais são as etapas do Sistema ERP?

Há seis etapas para uma implementação de ERP. A fase de descoberta e planejamento reúne requisitos de negócios de várias equipes. A fase de design envolve a análise de fluxos de trabalho e personalizações de software de escopo e migração de dados. Na fase de desenvolvimento, os requisitos de negócios são configurados no software e a migração de dados começa. Na fase de teste, o feedback dos grupos de usuários é coletado para ajustar o sistema antes da implementação. O sistema entra em operação na fase de implementação, seguida pela fase de suporte, onde quaisquer problemas são resolvidos e as atualizações são feitas.

Quais são os cinco componentes do sistema ERP?

Embora o número de componentes em um sistema ERP dependa dos requisitos da organização, muitas optam pelos cinco módulos principais integrados a seguir: finanças, recursos humanos, gestão da cadeia de suprimentos, manufatura e logística e gestão do relacionamento com o cliente.

Quais são os critérios de seleção do ERP?

Os requisitos comerciais específicos de uma determinada empresa devem aprimorar os critérios de seleção de um sistema ERP. Os 10 critérios de seleção de ERP a seguir são um bom começo:

  • Requisitos comerciais: o que você precisa que o sistema faça?
  • Recursos: Como você prioriza recursos importantes para seu sistema ERP?
  • Custo total de propriedade e retorno sobre o investimento: quais são todos os custos de implementação e manutenção de um sistema ERP e qual é o valor de seus benefícios?
  • Integração: quais outros sistemas precisam se conectar ao sistema ERP?
  • Suporte e treinamento: o que é necessário antes, durante e depois da implementação?
  • Implementação: quanto tempo levará? Em quantos estágios?
  • Experiência do fornecedor: o fornecedor entende seu setor?
  • Tecnologia: ERP on-premises ou na nuvem? Você precisa de tecnologias especializadas, como inteligência artificial?
  • Roadmap do produto do fornecedor: quais funcionalidades seu fornecedor está planejando para o futuro?
  • Personalização: quais mudanças no sistema serão necessárias em curto e longo prazo?