Se a sua empresa ainda usa software de desktop ou planilhas para fazer a contabilidade, talvez seja hora de atualizar para um sistema baseado em nuvem.

O software de contabilidade na nuvem oferece vários benefícios em relação às soluções on-premises, incluindo permitir que os usuários trabalhem de qualquer lugar e a qualquer momento, automatizem processos manuais demorados, melhorem a precisão e a conformidade, além de permitir a otimização dos processos de fechamento financeiro com menos esforço.

Dependendo do software contábil, as empresas podem obter benefícios adicionais, como custos de software mais previsíveis, menos gastos com hardware, menos despesas indiretas de TI, melhor recuperação de desastres, monitoramento sofisticado do sistema de segurança e prevenção contra ameaças, níveis mais altos de disponibilidade, maior desempenho e escalabilidade.

15 benefícios da contabilidade na nuvem que você deve conhecer

Com um sistema em nuvem, o trabalho de hospedagem e atualização do software de contabilidade é assumido pelo provedor. Você move seus livros contábeis online e depois acessa o software pela internet a partir de um navegador, pagando pelo serviço por assinatura. Não há necessidade de comprar ou instalar softwares nos computadores do escritório, e o software em nuvem é mais econômico para ser implementado e implantado em vários locais.

Qualquer sistema baseado em nuvem traz inúmeras vantagens, como garantir que os usuários autorizados possam acessar informações financeiras precisas e atualizadas em casa ou em trânsito. Alguns sistemas também oferecem recursos mais avançados, como a automação sofisticada de processos contábeis.

  1. Menos administração

    Com o software de contabilidade em nuvem, os empresários não precisam se preocupar com a instalação demorada de software, backups e outras tarefas administrativas, porque o software será acessado pela internet.

    Não é necessário comprar ou gerenciar servidores ou outra infraestrutura de TI para executá-lo. Não é necessário fazer backups frequentes de dados financeiros importantes, pois o provedor de contabilidade faz isso automaticamente. Menos tempo gasto com a administração permite que a equipe dedique mais tempo às atividades produtivas que fazem a sua empresa crescer.

  2. O software está sempre atualizado

    Como o software está na nuvem, você sempre terá a versão mais recente. O provedor de nuvem atualiza automaticamente o software de contabilidade para incluir alterações nas alíquotas de impostos e regras contábeis, além de adicionar novos recursos.

    Não é necessário se preocupar em fazer upgrade do software para se manter atualizado; sempre que fizer login, você terá acesso imediato à versão mais recente.

  3. Automação

    As plataformas de contabilidade na nuvem automatizam muitas tarefas contábeis e bancárias, reduzindo o trabalho manual. Por exemplo, o software pode importar automaticamente transações bancárias e de cartão de crédito, produzir faturas recorrentes, programar relatórios, pagar assinaturas e lançar transações no livro contábil correto. Ele pode calcular automaticamente descontos e impostos e sinalizar exceções em que as faturas não correspondem às ordens de compra.

    Alguns programas de software de contabilidade em nuvem são particularmente úteis para vendas internacionais, ajustando automaticamente os cálculos de impostos para vários países diferentes.

  4. Facilidade de conformidade

    As plataformas de contabilidade em nuvem ajudam as empresas privadas e públicas a manter a conformidade fiscal, gerando demonstrativos financeiros precisos, estimativas trimestrais de impostos e declarações anuais de impostos. Isso ajuda os empresários a evitar a subnotificação de obrigações fiscais, o que poderia levar a auditorias ou multas, ou a super notificação e o pagamento de valores excessivos.

    Ao automatizar os cálculos de impostos nacionais e internacionais, as plataformas de nuvem também ajudam a garantir a conformidade com todos os regimes fiscais aplicáveis. Algumas das principais soluções de contabilidade em nuvem automatizam até mesmo o reconhecimento de receita para atender aos padrões contábeis aceitos.

  5. Digital/ecologicamente correto

    A contabilidade tradicional geralmente envolve muita papelada. No atual mundo digitalizado, é ineficiente e desnecessário armazenar fisicamente registros impressos ou distribuir manualmente relatórios impressos para investidores, credores e outras partes.

    Peça para os fornecedores enviarem faturas por via eletrônica para importá-las diretamente para o sistema de contabilidade na nuvem. Otimize o espaço do escritório digitalizando contas e recibos impressos para processamento. O envio de faturas por email aos clientes elimina os custos de impressão e postagem e acelera os prazos de pagamento. Reduzir o uso de papel também diminui o impacto ambiental: um escritório gera em média 158 quilos de resíduos de papel por funcionário anualmente, e 375 milhões de cartuchos de impressora são incinerados ou enviados para aterros sanitários todos os anos, e a redução do consumo de energia por meio da redução do uso de servidores e hardware tem um impacto ainda maior.

  6. Segurança de dados

    Talvez você tenha preocupações em relação ao armazenamento de informações confidenciais na nuvem. Na verdade, os serviços de contabilidade na nuvem aumentam a segurança da maioria das empresas de diversas formas.

    Primeiro, os provedores de nuvem aplicam vários níveis de segurança, incluindo criptografia avançada e controle de acesso, para garantir que apenas os usuários autorizados possam acessar seus dados. Eles também fazem backup automático de seus dados para que você não corra o risco de perder registros financeiros essenciais. Se um funcionário perder um laptop ou se o escritório for danificado por um incêndio ou enchente, seus dados ainda estarão seguros, pois estão armazenados online. Dessa forma, a equipe de TI poderá se concentrar em proteger os endpoints e garantir que os funcionários tenham os direitos de acesso adequados às suas funções.

  7. Escalabilidade

    Um dos recursos mais atraentes da nuvem é a escalabilidade. O gerenciamento das finanças com planilhas rapidamente se torna impraticável à medida que a empresa se expande e os sistemas de contabilidade baseados em desktop geralmente oferecem funcionalidade limitada, o que pode prejudicar o crescimento da empresa.

    Por exemplo, se você é uma startup com planos de expansão, não vai querer ficar preso a um sistema que ficará ultrapassado em um ano. Um software abrangente de contabilidade na nuvem pode ser dimensionado e flexibilizado para atender às necessidades da sua empresa; você pode começar com funções básicas de contabilidade e adicionar recursos e usuários à medida que sua empresa cresce.

  8. Precisão

    O software de contabilidade baseado em nuvem aumenta a precisão ao eliminar muitas das etapas manuais propensas a erros que são necessárias ao usar planilhas. Além de categorizar automaticamente as transações e calcular os impostos, o software em nuvem pode combinar faturas recebidas com pagamentos e remessas e até mesmo automatizar os processos de reconciliação, vinculando transações internas a registros bancários e sinalizando erros.

  9. Fonte confiável

    Os sistemas de contabilidade em nuvem armazenam todas as informações financeiras em um único banco de dados, de modo que todos na organização trabalhem exatamente com as mesmas informações. As equipes não perdem mais tempo tentando descobrir qual versão de uma planilha está correta. Um conjunto de dados único, central e confiável garante a consistência em todos os processos contábeis e relatórios financeiros.

  10. Personalização

    Cada empresa é diferente, e é por isso que faz sentido escolher um software de contabilidade na nuvem que possa ser personalizado de acordo com as necessidades individuais da organização. Algumas soluções de contabilidade na nuvem permitem adaptar processos e fluxos de trabalho para melhor corresponder à forma como sua empresa opera. Você pode criar painéis personalizados que fornecem a cada usuário uma visão rápida de suas métricas mais importantes, além de outras informações. Também é possível adicionar o uso de marca e terminologia específica da empresa.

  11. Acessibilidade/disponibilidade

    A o contrário dos softwares de contabilidade de desktop tradicionais, os sistemas baseados em nuvem permitem superar as delimitações do escritório. Com o software de contabilidade online, os usuários autorizados podem fazer login em qualquer local, 24 horas por dia, 7 dias por semana, por meio de um navegador da web ou aplicativo móvel.

    Eles podem aprovar pagamentos ou enviar faturas mesmo quando não estiverem no escritório. Os membros da equipe de contabilidade estão sempre conectados às informações financeiras mais recentes e às análises em tempo real. Como todos os dados são armazenados no mesmo sistema baseado em nuvem, é mais fácil compartilhar documentos eletrônicos entre funcionários que estão trabalhando em casa ou em trânsito. Também não é necessário adquirir softwares adicionais, como Citrix ou VPN, para acessar o software principal na nuvem.

  12. Visualização de dados e relatórios em tempo real

    Q uando a empresa gerencia a contabilidade usando planilhas ou processos baseados em papel, é difícil obter uma visão rápida, precisa e atualizada do desempenho dos negócios. Como resultado, os líderes podem não identificar problemas logo no início, o que impediria o surgimento de problemas ainda maiores.

    Os sistemas de contabilidade em nuvem podem resolver esse problema fornecendo acesso em tempo real a dados financeiros centralizados. Em vez de aguardar relatórios históricos que estão desatualizados há semanas ou meses, os usuários sempre terão uma visão atualizada da posição financeira atual da empresa. Os painéis e outras ferramentas de análise incorporadas traduzem dados complexos em gráficos e indicadores-chave de desempenho fáceis de entender. A visualização de dados permite que a equipe obtenha novos insights e identifique rapidamente as tendências que afetam os negócios, e isso é muito mais econômico com o software na nuvem.

  13. Possibilidades de integração

    A lguns fornecedores de soluções de contabilidade na nuvem oferecem amplos conjuntos de aplicações comerciais integradas que compartilham o mesmo banco de dados central. À medida que sua empresa cresce, você pode adicionar módulos que lidam com quase todos os aspectos do negócio, desde a folha de pagamento até o gerenciamento de estoque, marketing e comércio eletrônico.

    Como todos esses sistemas funcionam no mesmo banco de dados, você terá uma visão precisa e em tempo real dos dados financeiros de toda a empresa. As principais soluções em nuvem também criaram ecossistemas que incluem centenas de fornecedores que fornecem produtos complementares para adicionar funções contábeis especializadas ou oferecer automação adicional. Você também pode se conectar a plataformas de faturamento e pagamento online.

  14. Colaboração

    Como todos os dados financeiros são armazenados online em um único banco de dados, os membros da equipe podem colaborar com mais facilidade. Não há necessidade de gerenciar várias versões do mesmo arquivo ou copiar dados em pen drives para compartilhá-los com outras pessoas. Os funcionários podem trabalhar juntos de qualquer lugar, desde que tenham acesso à internet. Isso pode acelerar o processo de fechamento financeiro e simplificar outras tarefas, como a previsão.

  15. Eficiência

    Processos contábeis automatizados, acesso em tempo real a informações precisas e trabalho de administração reduzido contribuem para um recurso contábil mais eficiente de modo geral, o que ajuda a aumentar a eficiência de toda a empresa.

    A equipe perderá muito menos tempo inserindo e verificando dados manualmente, e a maior precisão e os controles integrados significam que eles gastam menos esforço para rastrear problemas, como faturas incompatíveis. Automação e dados mais precisos indicam que os membros da equipe não precisam se esforçar para consolidar dados de sistemas diferentes para cumprir prazos. E como dados financeiros precisos e atualizados estão disponíveis em toda a organização, todos os funcionários podem usá-los para tomar decisões que melhorem o desempenho dos negócios.

Migre para a contabilidade na nuvem

Seja uma empresa em crescimento ou uma corporação global, a mudança para um sistema de software de contabilidade na nuvem pode aumentar a eficiência e proporcionar visibilidade em tempo real do desempenho financeiro.

O software de gestão financeira da NetSuite automatiza as transações diárias, acelera o processo de fechamento financeiro e ajuda a garantir a conformidade com as normas fiscais e os padrões contábeis. Como o software é baseado na nuvem, não é necessário investir ou gerenciar hardware e software on-premises. Os membros da equipe podem acessar informações, aprovar transações e colaborar de qualquer lugar. O software de gerenciamento financeiro da NetSuite pode ser integrado a todas as funções de gerenciamento de pedidos, estoque, CRM e comércio eletrônico da NetSuite, fornecendo um conjunto unificado de aplicações ERP para administrar toda a empresa.

As soluções de contabilidade em nuvem oferecem benefícios significativos em relação aos produtos de contabilidade baseados em desktop e aos processos manuais baseados em planilhas. As principais soluções em nuvem automatizam todas as tarefas contábeis, reduzindo o esforço manual, melhorando a precisão e acelerando os processos de fechamento financeiro. Os funcionários podem acessar informações financeiras em tempo real e colaborar de qualquer lugar do mundo. As soluções abrangentes baseadas na nuvem se integram a uma ampla gama de outras aplicações comerciais e são dimensionáveis e personalizáveis para se ajustarem às necessidades das empresas em crescimento.

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Perguntas frequentes sobre os benefícios da contabilidade na nuvem

Quais são os benefícios da contabilidade em nuvem?

A contabilidade em nuvem oferece inúmeros benefícios. Não é necessário comprar licenças de software nem manter o hardware nas instalações da sua empresa. Em vez disso, o provedor executa o software na nuvem e você o acessa pela internet, pagando pelo software por assinatura como um serviço.

Os usuários podem trabalhar de qualquer lugar. O provedor atualiza automaticamente o software para adicionar novos recursos e acompanhar as mudanças nas regras fiscais e contábeis. Algumas soluções financeiras em nuvem também automatizam os processos contábeis de rotina e ajudam a garantir a precisão.

Por que a contabilidade em nuvem é positiva para os negócios?

As principais soluções de contabilidade em nuvem são extremamente escalonáveis, de modo que podem atender às necessidades de expansão de empresas em crescimento. A contabilidade na nuvem também pode ajudar uma empresa a operar com mais eficiência.

Os usuários podem trabalhar de qualquer lugar, com acesso a informações atualizadas sobre sua empresa 24 horas por dia, 7 dias por semana. As soluções modernas de contabilidade em nuvem automatizam processos manuais demorados e propensos a erros e economizam o dinheiro da empresa em licenças, servidores e tempo da equipe de TI.

O que é a nuvem e quais são os seus benefícios?

A nuvem torna os dados disponíveis online a qualquer hora, em qualquer lugar, de qualquer dispositivo. Seus dados e programas são armazenados em uma rede de servidores conectados que operam como um único sistema escalável. Se o seu escritório for afetado por uma situação de emergência, como enchente ou incêndio, não haverá queda na produtividade, pois você poderá fazer login no sistema pela internet.

Quais são os benefícios da contabilidade?

A contabilidade é uma disciplina ampla que se concentra nas atividades financeiras atuais de uma empresa. Os contadores ajudam os proprietários de empresas a criar orçamentos e controlar despesas, gerenciar o fluxo de caixa e prever receitas.

Como resultado, os líderes empresariais podem tomar decisões mais informadas sobre despesas significativas, avaliar o quadro de funcionários e a folha de pagamento, monitorar as despesas, acompanhar a saúde financeira e o crescimento da empresa e manter registros comerciais precisos.